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Projekt «Auswandern» mit Todoist

Disclaimer: Dieser Blogpost wurde im Jahr 2016 zusammen mit Doist, der Firma hinter Todoist geschrieben und erschien auf dem deutschen Blog von Doist. Dieser existiert heute nicht mehr. Ich habe diesen im Jahr 2021 mit neuen Screenshots überarbeitet und wieder online gestellt. Mehr Informationen zu Todoist findet Ihr auf der Website von Todoist.com.

Das Leben hat Daniel Wyss von einer Stadt mit 140’000 Einwohnern in eine Metropole mit 7.2 Millionen Einwohnern geführt. 2015 ist er zusammen mit seiner Frau, die er auf einer Reise in Shanghai kennenlernte, und dem gemeinsamen Sohn, vom ruhigen und überschaubaren Bern in das laute und ruhelose Hongkong ausgewandert, wo er die Stelle des Executive Director eines Einkaufsbüros annahm.

Die kulturelle Umstellung von Europa nach Hongkong war im ersten Jahr nach seinem Umzug die größte Herausforderung für Daniel. In Hongkong ist er der einzige “Ausländer” in der Firma. Neben der Sprache unterscheidet sich vor allem die Arbeitskultur erheblich von Europa.

Mitarbeiter in Hongkong erwarten klare Anweisungen vom Vorgesetzten, und oft wird diesen blind gefolgt. Aktives Mitdenken muss vom Chef direkt eingefordert werden. Das ist aus meiner Sicht nicht immer gut. Personen, die wie ich ein Team führen, bekommen oft keine ehrliche Rückmeldung und müssen für das ganze Team denken. Diese etwas andere Arbeitseinstellung hat natürlich auch einen gewissen Einfluss auf die Produktivität. Trotzdem würde ich sagen, dass diese eher von der Branche und der Position abhängt als vom Standort. Produktiv sein kann man überall in der Welt – wenn man die richtigen Tools nutzt.

Daniel verwendet deshalb schon seit Jahren Aufgabenverwaltungs-Apps. Früher verließ er sich auf Produkte wie Toodledo und Remember the Milk, da er sie auf seinem ersten iPhone verwenden konnte. Zudem benutzte er die Aufgaben-Funktion von Outlook für die Arbeit am Desktop.

Irgendwann suchte ich dann eine plattformübergreifende Lösung und habe Todoist entdeckt. Von Beginn weg überzeugte mich das schlichte Design und die Übersichtlichkeit, und so bin ich dann 2012 vollständig zu Todoist gewechselt – zur gleichen Zeit wie die neuen iOS- und Android-Apps eingeführt wurden.

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens

Daniel benutzt Todoist inzwischen auf seinem Windows-Laptop, Macbook, iPad, iPhone und seiner Apple Watch. Immer wenn ihm eine Aufgabe einfällt, hält er sie in Todoist fest.

  • Besorgungen/Anrufe: Daniel erstellt Erinnerungen, wenn er auf dem Heimweg etwas abholen oder eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt anrufen muss.
  • Reiseplanung: Da Daniel regelmäßig (geschäftlich) reist, hat er ein Template erstellt, das bei jeder neuen Reiseplanung einfach importiert werden kann. Auf dieser Liste enthalten sind unter anderem Check-in-Zeiten, eine Packliste und weitere administrative Aufgaben, die man im Reisestress gerne vergisst.
  • Einkaufsliste: Zusammen mit seiner Frau trägt er hier die wöchentliche Shoppingliste zusammen.
  • Rechnungen/Verträge. Damit er nicht vergisst, eine Rechnung zu bezahlen oder einen Vertrag rechtzeitig vor der automatischen Verlängerung zu kündigen, gibt er entsprechende Erinnerungen bei Todoist ein.
  • Ideenarchiv: Im Projekt „Blogposts” hält er Ideen für mögliche Blogbeiträge fest. Zudem hat er eine Liste zukünftiger Reiseziele, interessanter Restaurants usw. zusammengestellt.
  • Grundsätzlich wird alles, woran er denken muss, in Todoist eingetragen und terminiert. „So kann ich mich auf die wichtigen Dinge des Lebens konzentrieren.“

Daniel nennt in diesem Zusammenhang das oft zitierte und bekannte Video von Steve Jobs, das im Jahr 2005 in Stanford aufgenommen wurde, und aus welchem das weltbekannte Zitat „Stay hungry, stay foolish.” stammt. Steve Jobs spricht in der Rede über seine Erfahrungen und zeigt auf eine eindrückliche Art und Weise auf, dass man nicht zu viel Zeit mit Dingen verbringen sollte, die man eigentlich gar nicht tun möchte. Die Zeit bis zum Tod ist dafür viel zu kurz und zu kostbar. Aus diesem Video stammt auch das Zitat: „The only way to do great work is to love what we do!”.

Das Video hat mich begleitet, als ich mich im Frühsommer 2014 entscheiden musste, ob ich auch zukünftig in meiner sicheren Arbeitsstelle in der Schweiz arbeiten, oder für meinen Arbeitgeber nach Hongkong gehen wollte. Natürlich gab es auch andere ausschlaggebende Gründe für den definitiven Entscheid – aber die motivierenden Worte von Jobs, auch wenn sie nicht direkt an mich gerichtet waren, haben mich schließlich in meiner Entscheidung bestätigt.

Von der Kleinstadt in die Metropole

Vor und während des Umzugs von Bern nach Hongkong hat Daniel ein Relocation-Projekt auf Todoist erstellt und mit seiner Frau geteilt. In diesem Projekt haben sie über 200 Tasks verwaltet und abgeschlossen. „Dank Todoist konnten wir etwas ruhiger schlafen. Gedanken wie „wir müssen dann noch…” wurden einfach aufgeschrieben und regelmäßig abgearbeitet.“

  • Wohnungssuche: Angebote von Agenten, Abklärungen über mögliche Standorte, Koordination von Besichtigungsterminen oder der Vertragsunterzeichnung.
  • Ankommen in Hongkong: Beantragung eines neuen Kontos für Gas, Elektrizität und Wasser in Hongkong. Alles nicht so einfach, wenn man fast 9.500 Kilometer weit weg vom neuen Wohnort lebt.
  • An- und Abmeldung: Aufbereitung der Dokumente für die Visum meiner Familie und die offizielle Abmeldung in der Schweiz und Anmeldung in Hongkong.
  • Der Umzug selbst: Prüfung der Angebote von Umzugsfirmen (inkl. Verschiffung und Versicherung der Möbel und Kleider), Offerten für die Reinigung der alten Wohnung, sowie Planung der Schlüsselübergabe, die erst stattfand, als wir bereits in Hongkong waren.
  • Versicherungen und Abonnements: Krankenversicherung, Haftpflicht- und Sozialversicherungen, aber auch einfachere Aufgaben wie Zeitschrift-Abonnements oder Handy-Verträge kündigen.
  • Bankkonten und Kreditkarten: Aufgrund der hohen Kosten für Ausländer wurden die meisten Karten und Konten in der Schweiz aufgehoben und in Hongkong neu beantragt. Dafür mussten einige Dokumente vorbereitet und übersetzt werden.
  • Das sind nur ein paar Beispiele der Aufgaben, die ihn und seine Frau damals während gut einem halben Jahr täglich begleitet haben. „Wir haben alles notiert, auch wenn die Aufgabe noch so einfach erschien. Wir durften einfach nichts vergessen. Waren wir erst einmal im Flieger, war ein Zurück in die Schweiz nicht mehr so schnell möglich.“

Tasks waren oft über Wochen hinweg auf der Liste. Daniel und seine Frau haben diese (manchmal mehrmals) terminiert und bei Bedarf Erinnerungen dafür erfasst. Durch Updates in der Notiz-Funktion konnten sie Angaben zum Status der Aufgabe festhalten. So waren beide immer auf dem aktuellen Stand.

Todoist bietet wirklich viele nützliche Features, die ich natürlich auch nach dem Umzug täglich verwende. Die Schnelleingabe einer Aufgabe (Quick-Add-Funktion) in der Mac Desktop-App ist meiner Meinung nach eines der besten Features. Für mich ist es wichtig, dass Gedanken und Aufgaben schnell erfasst werden können – selbst während eines Telefonats oder eines Gesprächs. Und genau dies funktioniert dank Shortcuts nirgends so gut wie bei Todoist. Zudem ist die Erfassung von Erinnerungen unglaublich gut gelöst. Mit wenigen Klicks kann ich mich zu einem bestimmten Zeitpunkt oder an einem bestimmten Ort auf dem Mobiltelefon an eine Tätigkeit erinnern lassen. Dies funktioniert zuverlässig – sogar auf meiner Apple Watch – doch nutze ich diese Funktion nur bei wirklich wichtigen Dingen. Sonst verpufft der Effekt!

Regelmäßige Überarbeitung

Wenn man den ganzen Tag Aufgaben sammelt, sollte man diese auch natürlich auch immer wieder neu überprüfen und ordnen. Es ist wichtig, sich laufend einen Überblick zu verschaffen, damit wichtige Dinge nicht doch wieder vergessen gehen. Dieser Prozess dauert nicht lange, wenn man ihn regelmäßig vornimmt.

  • Zeitabschätzung: Alles, was sofort erledigt werden kann, wird auch sofort abgeschlossen. Als Grundregel gelten bei Daniel 3-5 Minuten. Alles was länger dauert, wird terminiert und in ein Projekt verschoben.
  • Tägliche Review: „Ich öffne morgens vor der Arbeit die Tagesansicht und sehe alles, was ich an dem Tag erledigen muss. Ich priorisieren alle Aufgaben und suche mir die zwei bis maximal drei wichtigsten Tasks aus, die noch am gleichen Tag erledigt werden müssen. Diese setze ich auf die höchste Priorität.“
  • Wöchentliche Review: „Meistens Freitags schaue ich alle einzelnen Projekt-Listen durch. Ich plane für mich, was in den nächsten sieben Tagen zu erledigen ist und lösche Aufgaben oder archiviere Projekte, die nicht mehr aktuell sind. So bleibt die To-do-Liste schlank und übersichtlich ☺“
  • Wenn er nicht gerade geschäftlich in Asien unterwegs ist, beginnt Daniels Arbeitsalltag normalerweise kurz vor 9.30 Uhr. Er liest dann meistens bereits in der U-Bahn seine E-Mails und sortiert sie nach Dringlichkeit. Unerwünschte Nachrichten werden sofort gelöscht. Alles andere bearbeitet er danach im Büro.

Ich plane zuerst meinen Arbeitstag gemäß meinen Todoist-Tasks. Ich markiere alle Aufgaben nach Prioritätsstufe und trage neue Aufgaben in den Aufgabenverwalter ein. Nach dem Mittagessen um 13.00, das meistens nur 30 Minuten dauert, arbeite ich dann an Projekten und meinen fälligen Aufgaben für den aktuellen Tag.

Ungefähr um 19.30 Uhr endet sein Arbeitstag. Danach trifft Daniel private oder geschäftliche Kontakte. Oder er verbringt den ersten Teil des Abends mit seinem Sohn und geht später noch für eine Stunde trainieren. Denn auch produktive Personen müssen ab und zu abschalten und sich dem Nichtstun hingeben 😉

Für mich ist es eine geniale Sache, in einem Land wie Hongkong zu leben. Ich wurde schon immer von Asien magisch angezogen und glaube, dass dieser Kontinent für mich aktuell der richtige Ort ist, um mein Leben zu genießen und mich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.

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